Comment collecter des contacts dans HubSpot à partir de QRCodeChimp Formulaires

Apprenez à collecter des contacts dans HubSpot à partir de votre QRCodeChimp Formulaires automatiquement, simplifiant ainsi votre processus CRM et éliminant la saisie manuelle des données. Ce guide vous explique comment mapper les champs nécessaires dans Zapier, définir HubSpot comme action et garantir que chaque soumission de formulaire est bien ajoutée à votre CRM HubSpot.

Si vous n'avez pas configuré l'intégration Zapier avec QRCodeChimp pourtant, se référer à Comment intégrer les Webhooks Zapier avec QRCodeChimp Formulaires, où nous vous guidons dans la connexion QRCodeChimp à Zapier.

Prérequis pour collecter des contacts dans HubSpot

Comptes et accès

• QRCodeChimp compte (PRO et supérieur).
• Compte Zapier avec un forfait adapté.
• Compte HubSpot avec autorisation de créer des contacts.

Configuration requise à partir de l'étape précédente

Se connecter QRCodeChimp pour HubSpot, vous devez d'abord vous connecter QRCodeChimp à Zapier et assurez-vous que les étapes suivantes sont complétées.

• QRCodeChimp est connecté à Zapier en tant que déclencheur.
• Un enregistrement de test réussi a été obtenu dans Zapier.
• Au moins un QRCodeChimp le formulaire capture les champs que vous prévoyez de mapper.

Données et propriétés

• Champs principaux à mapper : E-mail, Prénom, Nom, Téléphone.
• Toutes les propriétés HubSpot supplémentaires utilisées par votre équipe. Créez-les d'abord dans HubSpot, puis actualisez les champs dans Zapier.

Préparation utile

• Une QRCodeChimp soumission pour tester avec.
• Une liste cible dans HubSpot si vous prévoyez de segmenter de nouveaux contacts.
• Une convention de nommage pour votre Zap afin que vos coéquipiers puissent le trouver rapidement.

Les problèmes courants à éviter

• Rendre l'e-mail obligatoire sur votre QRCodeChimp formulaire pour éviter l'échec de la création de contact.
• Confirmez que votre utilisateur HubSpot dispose d'un accès en écriture aux contacts.
• Si vous ajoutez de nouvelles propriétés, actualisez les champs dans Zapier avant le mappage.

Étapes pour collecter des contacts dans HubSpot

Étape 1 : Terminez votre test de déclenchement

Vous êtes dans Zapier à l'étape Déclencheur pour QRCodeChimp (QRCodeChimp → Webhooks par Zapier → Catch Hook).

1. Cliquez Tester le déclencheur pour extraire un échantillon de votre formulaire.
2. Si vous avez récemment modifié le formulaire, cliquez sur Trouver de nouveaux enregistrements pour récupérer une nouvelle soumission.
3. Cliquez Continuer avec l'enregistrement sélectionné pour le verrouiller.

Vous avez terminé lorsque l'enregistrement sélectionné affiche des valeurs réelles (e-mail, nom, téléphone, etc.) et que le Zap passe au bloc Action.

Astuce: Si les champs sont vides ou semblent obsolètes, soumettez votre QRCodeChimp formez une fois et testez à nouveau le déclencheur.

Étape 2 : Choisissez l’action HubSpot

Vous êtes dans le bloc Action de votre Zap.

2.1 Rechercher HubSpot et sélectionnez-le.

2.2 Ouvrez le Événement d'action et choisissez Créer ou mettre à jour un contact.

Vous avez terminé lorsque la carte apparaît HubSpot — Créer ou mettre à jour un contact.

Choisissez Créer ou mettre à jour un contact pour éviter les doublons en mettant à jour une adresse e-mail correspondante. Utilisez Créer un contact seulement si chaque e-mail est nouveau ; sinon, il peut échouer ou créer des doublons.

Étape 3 : connectez votre compte HubSpot

Vous êtes dans l'étape Action, section Compte.

Cliquez 3.1 Choisir → Connecter un nouveau compte.

3.2 Connectez-vous à HubSpot dans la fenêtre contextuelle.

3.3 Approuver l'accès.

3.4 De retour dans Zapier, cliquez sur Continuer.

Vous avez terminé quand cela se voit Connecté en tant que [votre nom] et le correct Nom/ID du portail HubSpot.

Astuce: Si vous gérez plusieurs portails, vérifiez que vous avez connecté le bon (nom/identifiant du portail). Les portails mal liés sont souvent à l'origine du message « Contact introuvable ».

Étape 4 : Cartographiez vos champs

Où êtes-vous : Étape d'action → Mettre en place une action.
Sur quoi cliquer : Dans chaque champ HubSpot, commencez à saisir Coordonnées: pour filtrer les propriétés de contact standard, puis insérer des valeurs à partir du Crochet de capture échantillon.

Avant de cartographier

• Créez d’abord toutes les propriétés personnalisées dans HubSpot (Paramètres → Propriétés).
• De retour dans Zapier, cliquez Actualiser les champs ainsi de nouvelles propriétés apparaissent.

Choix du téléphone
Choisissez UN propriété du téléphone et s'y tenir :

• Coordonnées : Numéro de téléphone (téléphone principal) or
• Coordonnées : Numéro de téléphone portable (mobile)

Exemple de cartographie

Propriété HubSpot (choisissez ceci)	Valeur de Zapier (sélectionnez à partir de Catch Hook)
Coordonnées : Courriel	Email
Coordonnées : Prénom	Prénom
Coordonnées : Nom de famille	Nom de famille
Coordonnées : Numéro de téléphone	Numéro de téléphone
Coordonnées : Numéro de téléphone portable (si vous utilisez un mobile)	Téléphone portable
Base juridique du traitement des données de contact (si nécessaire)	Texte statique, par exemple, Consentement librement donné

Si vous collectez des champs supplémentaires (par exemple, Demande), créez une propriété correspondante dans HubSpot (texte simple ou long), cliquez sur Actualiser les champs dans Zapier, puis carte Demande de renseignements → votre propriété HubSpot.

Conseil de formatage : Utilisez les codes de pays pour les numéros de téléphone (par exemple, +1 415 555 0100) pour améliorer la délivrabilité et la validation.

Étape 5 : Tester et publier

Vous êtes au pied de page de l'étape Action.

Cliquez 5.1 Étape d'essai pour envoyer l'échantillon à HubSpot.

5.2 Dans HubSpot, ouvrez Contact, recherche par test Email, confirmez que les champs mappés sont remplis et vérifiez que l'activité affiche Créé via Zapier (ou Mis à jour via Zapier).

5.3 De retour dans Zapier, cliquez sur Publier. L'état du Zap indique ON.

Si le contact existe déjà, Créer ou mettre à jour un contact met à jour l'enregistrement avec de nouvelles valeurs. Créer un contact peut échouer sur un e-mail en double ou créer un doublon si l'e-mail diffère (par exemple, un alias).

Après la mise en service

• Surveillance: Vérifiez Histoire de Zap hebdomadaire pour les erreurs ou la limitation.
• Entretien: Si vous modifiez les champs de formulaire ou les propriétés HubSpot, cliquez sur Actualiser les champs dans l'étape d'action et re-tester.
• Hygiène des données : Ajouter un Filtre étape pour arrêter le Zap lorsque L'e-mail est vide ou correspond aux termes de test (par exemple, « test@ », « example.com »).

Problèmes et solutions courants

• Contact non créé → Correction: Confirmez le bon portail HubSpot, vérifiez Contacts – Écrire autorisation, révision Histoire de Zap pour les erreurs d'étape, réexécutez le test.
• Nouvelle propriété manquante à Zapier → Correction: Créer une propriété dans HubSpot → dans Zapier, cliquez Actualiser les champs → remapper → tester à nouveau.
• contacts en double → Correction: Utilisez le Créer ou mettre à jour un contact; normaliser la source de courrier électronique ; envisager une Formateur étape pour couper les espaces/minuscules de l'e-mail.
• Téléphone rejeté/vide → Correction: Envoyer au format E.164 avec le code pays ; mapper à une seule propriété téléphonique.
• Aucune donnée d'échantillon → Correction: Soumettez le formulaire une fois, puis Trouver de nouveaux enregistrements dans la gâchette.
• Mauvais portail connecté → Correction: Reconnectez le compte HubSpot et choisissez le nom/ID de portail correct.

Améliorations facultatives

• Ajouter à la liste : Après l'étape de contact, ajoutez HubSpot → Ajouter un contact à la liste, choisissez votre liste de cibles.
• Notifier l'équipe : Ajouter Slack or Courriel par Zapier; inclure Nom, e-mail, téléphone, demande.
• Créer une entreprise + s'associer : Ajouter HubSpot → Créer une entreprise, puis HubSpot → Enregistrement associé (Contact ↔ Entreprise).

Note de conformité

Si vous collectez des consentements marketing, associez-les aux champs de consentement de HubSpot (ou stockez le texte/l'horodatage du consentement dans les propriétés personnalisées) et définissez Base légale il se doit !

Ressources

1. Propriétés de contact par défaut de HubSpot.
2. Créer et modifier des propriétés.
3. Dédupliquer les enregistrements dans HubSpot.
4. Attribuer l'accès aux enregistrements (autorisations).
5. Comprendre les mappages de champs de synchronisation de vos données (y compris téléphone et téléphone portable).
6. Créer des listes.

Conclusion

Vous êtes connecté QRCodeChimp Dans HubSpot, dans Zapier, sélectionnez l'action HubSpot (Créer ou Mettre à jour un contact pour éviter les doublons), mappez le champ principal et les champs personnalisés, effectuez un test en direct et publiez. Désormais, chaque nouvelle soumission de formulaire crée ou met à jour automatiquement un contact HubSpot, réduisant ainsi les saisies manuelles et préservant la cohérence des enregistrements.

Activez le Zap, soumettez votre formulaire une fois et vérifiez le contact dans HubSpot avec les bonnes propriétés et une activité « Créé/Mis à jour via Zapier ». Consultez l'historique Zap pour détecter les erreurs cette semaine et régulièrement par la suite ; si vous modifiez des champs, actualisez les mappages et retestez. Ajoutez un filtre pour ignorer les e-mails vides ou de test et, si nécessaire, ajoutez des étapes pour ajouter le contact à une liste, notifier votre équipe ou créer et associer une entreprise. Vous êtes prêt à enregistrer chaque soumission dans HubSpot.

Questions fréquentes