Comment créer des cartes RSVP avec des codes QR ?

Planifier un événement réussi nécessite une planification minutieuse, et il est important de connaître le nombre exact d’invités. Cependant, le suivi manuel des RSVP ou l'envoi de rappels par courrier électronique ou par message peuvent entraîner des réponses faibles et lentes.

L'utilisation de codes QR peut grandement améliorer l'efficacité de la gestion de votre événement. En incluant des codes QR sur vos cartes RSVP, les invités peuvent facilement confirmer leur présence en scannant le code. Cela vous donne une liste d'invités précise et à jour sans les tracas du suivi manuel.

Cet article vous montrera comment créer des cartes RSVP avec des codes QR, vous permettant ainsi de planifier et de gérer votre événement comme un pro.

Qu'est-ce qu'un code QR RSVP ?

Un code QR RSVP redirige les personnes vers une plateforme RSVP, telle qu'un site Web, une page de destination ou un calendrier. L'utilisation d'un code QR RSVP dans une invitation permet aux destinataires de répondre rapidement en scannant avec leur smartphone, rationalisant ainsi le processus pour l'hôte et les invités.

Disons si vous planifiez un mariage. Vous pouvez utiliser un code QR pour collecter les réponses RSVP et mieux gérer vos invités. Ce code dirige les invités vers une belle page RSVP où ils peuvent confirmer leur présence, sélectionner le nombre de participants et laisser un message personnel.

Maintenant que vous savez ce qu'est un code QR RSVP, explorons comment en créer un à l'aide d'un générateur de code QR avec un guide étape par étape.

Comment créer un code QR pour RSVP ?

Commencez par concevoir votre invitation. Assurez-vous que votre invitation comprend tous les détails essentiels de l'événement, tels que la date, l'heure, le lieu, etc. Gardez le design visuellement attrayant et cohérent avec le thème de votre événement.

Nous vous proposons quatre options différentes pour créer gratuitement votre code QR RSVP. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins :

1. Générez le code QR RSVP à l'aide de Google Forms

La création d'un formulaire Google permet de rassembler les RSVP de manière organisée. Voici comment créer un formulaire Google RSVP :

Étape 1: Cliquez sur Google Forms.

Étape 2: Choisissez le Modèle RSVP de la galerie de modèles.

Étape 3: Ajoutez ou modifiez des champs pour inclure les noms des invités et d'autres questions pertinentes.

Étape 4: Une fois votre formulaire prêt, enregistrez-le et copiez le lien partageable fourni par Google Forms.

Le Générateur de code QR pour Google Forms, ce lien peut être converti en code QR pour des RSVP faciles. Utilisez Google Forms pour les RSVP et Google Sheets pour analyser les réponses afin de rationaliser la planification d'événements.

Comment? Lire les étapes créer un code QR pour Google Forms.

Attention: Pour soumettre la réponse à l'aide de Google Forms, il faut être connecté à son propre compte Google.

2. Créez un RSVP à l'aide d'un code QR de calendrier

Un code QR d'agenda contient un lien d'événement que les invités peuvent ajouter à leur agenda Google. Lors de la numérisation, les invités peuvent enregistrer l'événement dans leur calendrier personnel, ce qui facilite la visualisation de tous les détails de l'événement en un seul endroit.

Comment créer un code QR Calendrier ?

Création d'un Code QR de Google Agenda pour les RSVP implique deux étapes principales : l'obtention du lien Google Calendar et la génération du code QR. Suivez les étapes détaillées ci-dessous.

Étape 1: Créez un événement sur Google Agenda et remplissez les informations de votre événement. 

Étape 2: Enregistrez l'événement et cliquez sur « Plus d'options ».

Étape 3: Vous verrez l'option « Publier l'événement ». Clique dessus. Ensuite, la pop-up avec « Code HTML » et « Ou copier ce lien » s'affichera. 

Étape 4: Copiez ce lien et vous serez prêt à créer un code QR.

Générer le code QR de Google Agenda

Pour créer un code QR Google Calendar à l'aide du lien obtenu, accédez à Générateur de code QR pour Google Agenda et suivez ces étapes:

Étape 1: Collez le lien copié dans le champ « URL de Google Agenda ».

Étape 2: Personnalisez le code QR en incorporant le logo, les formes, les couleurs et les autocollants de votre choix.

Étape 3: Enregistrez le code QR.

Attention: Testez votre QR code sur différents appareils (iOS et Android) avant de finaliser et d'imprimer.

Une fois que les invités auront scanné le code QR RSVP, ils seront dirigés vers votre événement de calendrier, où ils pourront répondre 'Oui' or 'Non' à votre invitation. Google Agenda vous informera de leurs réponses.

3. Générez une carte RSVP avec un code QR

Si vous avez déjà créé votre formulaire RSVP et avez besoin d'un code QR pour rediriger vos participants vers la page de destination. Vous pouvez utiliser notre Code QR de l'URL. 

Voici comment vous pouvez créez votre code QR gratuitement – ​​en une minute !

4. Créez des codes QR RSVP à l'aide du code QR WhatsApp

L'utilisation d'un code QR WhatsApp pour les RSVP permet aux invités de confirmer leur présence. Cette méthode exploite la popularité de WhatsApp, permettant aux invités d'envoyer une réponse rapide en scannant le code QR.

Comment créer un code QR WhatsApp ?

Cliquez sur Générateur de code QR pour WhatsApp et suivez ces étapes pour créer votre code QR WhatsApp : 

Étape 1: Entrez votre code pays, votre numéro WhatsApp et un message du type « Salut ! Je serai là."

Étape 2: Personnalisez le code QR.

Étape 3: Enregistrez et téléchargez.

Ajoutez le CTA avec un code QR indiquant « Scan to RSVP » pour que les invités puissent mieux comprendre. Une fois que le destinataire aura scanné le code QR, il sera redirigé vers votre WhatsApp avec un message pré-rempli. Ils pourront alors vous envoyer le message.

En utilisant ces méthodes, vous gérez efficacement les RSVP de votre événement et garantissez une expérience fluide à vos invités. Sélectionnez la méthode qui vous convient le mieux et passez à l'étape suivante, qui consiste à imprimer les cartes RSVP avec des codes QR.

Imprimer le code QR RSVP sur les cartes d'invitation

Incluez le code QR sur votre invitation dans un endroit bien en vue pour garantir une numérisation facile. Choisissez des matériaux de haute qualité qui ne sont pas brillants, car ils résistent aux taches et à la décoloration. 

• Vous pouvez partager des codes QR RSVP par e-mail ou sur les réseaux sociaux lorsque vous partagez une invitation numérique.
• Pour les invitations imprimées, assurez-vous d’imprimer un code QR de haute qualité pour plus d’évolutivité.

N'oubliez pas ces éléments essentiels à faire et à ne pas faire pour mieux imprimer les codes QR sur vos cartes d'invitation.

Êtes-vous curieux de savoir quelles invitations devraient comporter ces codes ? La partie suivante vous guidera à travers les meilleures utilisations d'un code QR RSVP.

Cas d'utilisation des cartes RSVP avec codes QR

Vous pouvez utiliser les codes QR RSVP dans de nombreuses situations différentes. De cette façon, les invités peuvent confirmer leur présence et vous pouvez être parfaitement préparé pour l’événement.

Ces codes QR peuvent être inclus sur les cartes d'invitation pour :

1. Événements personnels

2. Événements d'entreprise

3. Promotions pour petites entreprises

4. Lancement de produit

Avantages de l'utilisation de cartes RSVP avec codes QR

L'utilisation de codes QR dans les invitations offre de nombreux avantages :

• Aide les organisateurs d'événements à se préparer pour les événements. 
• Des événements rationalisés conduisent à une bonne expérience pour les invités.
• Les invités peuvent rapidement confirmer leur présence avec un simple scan.
• Ajoute une touche technologique à vos invitations.

La section suivante couvrira les considérations essentielles de conception et l'importance de tester votre code QR.

Meilleures pratiques lors de la création d'un code QR RSVP

Pour garantir que votre code QR RSVP fonctionne parfaitement, tenez compte de ces bonnes pratiques.

• Fournissez un CTA clair comme « Scannez le code QR pour RSVP ».
• Testez le code QR pour vous assurer qu'il dirige les utilisateurs vers la page RSVP prévue.
• Utilisez un contraste élevé entre le code QR et l'arrière-plan.
• Assurez-vous que la conception du code QR n’est pas trop complexe ou difficile à numériser. 
• Gardez-le suffisamment grand pour être facilement numérisé.
• Utilisez une impression de haute qualité pour éviter les codes QR flous.
• Placez le code QR dans un endroit bien en vue et facile à scanner sur l'invitation.
• Ajoutez des couleurs et des logos correspondant à votre thème.

Pour aller plus loin

En résumé, l'utilisation de cartes d'invitation avec des codes QR peut minimiser le risque d'une gestion inefficace des événements. Avoir une bonne idée du nombre de personnes qui prévoient d'y assister vous aide à vous préparer adéquatement et garantit une expérience client fantastique.

Chez QRCodeChimp, vous pouvez créer des codes QR professionnels et personnalisés qui améliorent l'expérience client et rationalisent votre processus de planification d'événements. 

Grâce à ces informations, vous pouvez utiliser les codes QR RSVP pour votre prochain événement, garantissant ainsi un processus de planification fluide et organisé. Bonne planification !

Questions fréquemment posées