Suivez la participation aux événements grâce à la billetterie par code QR

Deux semaines après la fin de votre événement, on vous demande combien de personnes étaient présentes. Si votre réponse commence par « je crois » ou « à peu près », c'est que la billetterie n'a pas fonctionné correctement.

Le rapport de billetterie répond à cette question avec un chiffre précis, et non une estimation. Il est mis à jour en temps réel à mesure que les billets sont validés : qui s’est enregistré, qui ne l’a pas fait et combien de tentatives de validation supplémentaires ont été effectuées après la validation du billet. Connectez-vous, générez le rapport et vous obtiendrez des données de présence exactes, et non une simple estimation.

Les longues files d'attente à l'enregistrement, les billets perdus et l'absence de véritable moyen de mesurer la participation faisaient autrefois partie intégrante de l'organisation d'un événement. Code QR du billet d'événement Cette solution change la donne en associant chaque validation de billet à un enregistrement consultable, ce qui est précisément le but du suivi des présences aux événements par codes QR. Voici comment fonctionne le rapport de billetterie et les informations qu'il vous fournit sur un événement une fois les portes fermées.

Comment le rapport de billetterie de l'événement permet-il de suivre la fréquentation ?

Le rapport de billetterie vous fournit une liste en temps réel des participants, vous permettant ainsi de comparer les personnes invitées avec celles qui se sont effectivement enregistrées.

Le système enregistre également les tentatives de validation effectuées après que le nombre maximal de scans d'un billet a été atteint. Chaque tentative est consignée comme un doublon, ce qui permet de suivre les tentatives de réentrée ou de partage de billet plutôt que de se contenter d'un message indiquant un billet bloqué à l'entrée.

Remarque : Il s'agit d'un graphique conceptuel général, et non d'une capture d'écran de données ; il reste donc pertinent même si le texte environnant a changé.

En quoi le rapport de billetterie d'événement aide-t-il à la planification d'événements ?

Ce rapport ne se contente pas de confirmer la présence des participants. Bien utilisé, il permet d'identifier des tendances de fréquentation qu'il convient d'analyser.

Repérez l'écart entre les invités et les participants.

Comparer le nombre d'invités au nombre de participants présents permet d'identifier les écarts de fréquentation, vous incitant à examiner des facteurs tels que la date, le lieu ou la promotion. Un écart important entre les réponses et les présences mérite d'être analysé avant votre prochain événement, et non après.

Planifiez les effectifs et l'espace en fonction des chiffres réels.

Les données de fréquentation d'événements comparables antérieurs vous donnent une base de référence pour le nombre de personnes chargées de l'accueil et de points d'entrée dont vous pourriez avoir besoin, ainsi que pour l'espace à prévoir, au lieu de vous fier uniquement au nombre d'inscriptions.

Détecter les modèles dans les entrées en double

Si le nombre de doublons augmente pour un lot de billets donné, cela doit alerter, que ce soit à cause d'un billet partagé plus largement que prévu ou d'une limite de scans trop basse par rapport à votre politique de réentrée. Analyser ces données après l'événement vous permettra d'ajuster les règles pour le prochain.

Comment puis-je télécharger le rapport de billetterie de l'événement ?

Le téléchargement de votre rapport de billetterie se fait en quelques étapes :

Étape 1: Connectez-vous à ta QRCodeChimp compte.

Étape 2 : Allez dans Tableau de bord et sélectionnez Codes QR en masse.

Étape 3 : Localisez votre Code QR du billet d'événement Et cliquez sur le menu à trois points.

Étape 4 : Cliquez à nouveau "Télécharger le rapport" et puis « Accédez aux téléchargements" pour générer le fichier.

Étape 5 : Se diriger vers Télécharger et récupérer le rapport.

À noter: L'option « Télécharger le rapport » est disponible uniquement pour les codes QR de billets d'événement créés en masse. Vous devez activer la fonctionnalité Verrouiller le code QR pour vos billets d'événement créés en masse pour suivre la participation à l'événement et accéder aux rapports de billets d'événement.

Comment le rapport gère-t-il les analyses en double ?

Ce qui est enregistré dépend de si Verrouiller uniquement lors de la numérisation à partir du propriétaire/sous-compte est autorisé.

Cette option n'apparaît qu'une seule fois. Code QR de verrouillage L'option est activée pour le billet. Le verrouillage du code QR doit d'abord être activé, puis vous pourrez choisir de le conserver. Verrouiller uniquement lors de la numérisation à partir du propriétaire/sous-compte Allumé ou éteint. C'est tout. activé par défaut, donc à moins que vous ne l'ayez délibérément désactivé, c'est le comportement que vos tickets utilisent déjà.

Scénario	Verrouillage uniquement lors de l'analyse depuis le compte propriétaire/sous-compte : activé	Verrouillage uniquement lors de la numérisation depuis le compte propriétaire/sous-compte : Désactivé
Le client ouvre ou scanne lui-même son billet.	La page du billet s'ouvre et le scan du code QR est enregistré, mais le billet ne se verrouille pas, le participant n'est pas marqué comme présent et le rapport de billetterie de l'événement reste inchangé.	Cette numérisation est comptabilisée dans la limite de numérisations. L'option « Surveillé » est activée par défaut, quel que soit l'appareil utilisé.
Numérisations effectuées par le personnel à partir du propriétaire ou d'un sous-compte	Le message de validation s'affiche jusqu'à ce que la limite de numérisation soit atteinte. La mention « Surveillé » est définie sur « Oui » lors de la première validation réussie.	Le scan est comptabilisé dans la limite de scans, et l'option « Surveillé » est définie sur « Oui ».
Des analyses supplémentaires au-delà de la limite	Chaque analyse supplémentaire effectuée par le propriétaire ou un sous-compte autorisé incrémente le nombre d'entrées en double de 1 et affiche le message de verrouillage configuré.	Chaque analyse supplémentaire incrémente le nombre d'entrées en double de 1 et affiche le message de verrouillage configuré.
Qui voit la fenêtre de validation ?	Seul le propriétaire ou l'utilisateur autorisé du sous-compte voit le résultat de la validation. Les invités voient la page du billet.	Toute personne scannant le billet peut voir le résultat, y compris les clients testant leur propre billet.

Note concernant l'accès aux sous-comptes : Un sous-compte avec Accès complet peut scanner et valider immédiatement les codes QR des billets d'événement. Pour un sous-compte avec accès personnelL'administrateur doit partager ce lot de tickets spécifique avec eux avant qu'ils puissent les valider. 

📌 Astuce supplémentaire : Permettre Afficher le billet d'événement en arrière-plan après le verrouillage Ainsi, les invités peuvent toujours consulter les détails de leur billet et de l'événement même après le verrouillage du code QR.

À quoi ressemblent les données de participation pour différents types d'événements ?

Le rapport présente un tableau différent selon la structure de votre événement.

Pour un événement d'une seule journée, les chiffres sont simples : nombre d'invités contre nombre de participants, plus les éventuelles tentatives d'entrée en double à l'entrée.

Pour un événement de plusieurs jours utilisant Réinitialisez la serrure quotidiennementLes billets retrouvent leur quota de scans autorisé à l'heure de réinitialisation configurée, ce qui permet de valider le même billet lors de plusieurs événements.

Pour un événement à accès échelonné (billets VIP, intervenants et entrée générale émis séparément), générer un rapport pour chaque lot permet de suivre chaque groupe de participants individuellement, plutôt que de se contenter d'un chiffre global. Ceci est particulièrement utile lorsque les décisions relatives au personnel et à l'accès varient selon le niveau d'accès.

Conclusion

La billetterie par QR code, associée au rapport de billetterie, offre aux organisateurs une vision claire et en temps réel de la fréquentation, contrairement aux estimations a posteriori. Ce système de suivi des présences permet de détecter les tentatives de validation en double, de suivre le statut des inscriptions et de transformer les données d'enregistrement en informations exploitables pour l'organisation des événements suivants.

Que vous organisiez un événement d'entreprise, un festival, un séminaire ou une réunion privée, le rapport sur la billetterie événementielle remplace les conjectures par un chiffre fiable.

Foire aux questions