Que faire des données des codes QR des formulaires après leur collecte : un guide pratique pour transformer les réponses en actions

La plupart des entreprises investissent de réels efforts dans la mise en place de leurs Formulaire de codes QRIls conçoivent le formulaire, placent le code QR au bon endroit et invitent les gens à le scanner. Ensuite, les réponses affluent, et c'est souvent là que le plan s'arrête. 

Les données sont affichées sur un tableau de bord, téléchargées occasionnellement et rarement exploitées.

C'est une occasion manquée importante. 

Les données des codes QR des formulaires ne servent pas uniquement à la tenue de registres. Utilisées à bon escient, elles deviennent l'une des ressources les plus précieuses pour une entreprise. Elles permettent d'orienter les décisions relatives aux produits, de personnaliser les suivis, d'optimiser les opérations et de bâtir des relations clients durables. 

Le défi ici n'est pas le recouvrement. C'est ce qui vient ensuite.

Comprenez ce que les réponses à votre code QR de formulaire vous indiquent réellement.

Avant d'exploiter les données de votre code QR, prenez du recul et demandez-vous quel type d'informations vous avez recueillies. Toutes les réponses n'ont pas la même importance ni ne nécessitent la même action.

Certaines réponses sont transactionnelles : enregistrements de garantie, inscriptions à des événements, prises de rendez-vous… Elles nécessitent des actions opérationnelles, comme l’activation d’une garantie, la confirmation de présence ou la réservation d’un créneau horaire. D’autres sont relationnelles : questionnaires de satisfaction, enquêtes de préférences… Elles alimentent la stratégie. Enfin, certaines réponses combinent les deux.

L'erreur que commettent de nombreuses équipes est de considérer toutes les réponses aux codes QR des formulaires comme un ensemble de données uniforme. Ce n'est pas le cas. 

Une réponse pertinente d'un client insatisfait est bien différente d'une réponse à un enregistrement de produit. Segmenter les réponses de votre formulaire par type est une bonne idée. QRCodeChimp Désormais, grâce à son filtre de catégories, il est plus facile de passer à l'action ; c'est la première étape essentielle avant d'entreprendre quoi que ce soit.

A lire également: Quelles entreprises peuvent bénéficier des codes QR de formulaire ?

Acheminez immédiatement les réponses aux personnes concernées.

L'envoi d'un formulaire ne devrait pas être l'instant où les données entrent dans une boîte noire. La rapidité est essentielle. 

Selon les recherches de Les entreprises qui répondent aux demandes des clients dans l'heure ont près de sept fois plus de chances de qualifier un prospect que celles qui attendent même 60 minutes de plus.

Pour les réponses aux codes QR des formulaires, cela implique de définir au préalable les flux de travail de routage :

Commentaires et plaintes Cela devrait déclencher une alerte auprès de votre service client ou de votre équipe qualité. Les exportations quotidiennes manuelles ne suffisent pas lorsqu'un défaut de produit ou une panne de service est signalé à plusieurs reprises.

réponses de capture de prospects (par exemple, à partir d'un code QR lors d'un salon professionnel ou d'un présentoir de produit) devrait être directement intégré à votre CRM. QRCodeChimp prend en charge l'API et Intégrations CRM qui transmettent automatiquement les soumissions de formulaires à des outils comme HubSpot ou Salesforce, réduisant ainsi le délai entre les réponses et les suivis.

Formulaires d'inscription et d'intégration devrait permettre de se connecter à votre équipe opérationnelle ou de déclencher une confirmation automatique à l'attention du répondant. Le cas des appareils électroniques grand public QRCodeChimp documentéLe système où les formulaires de garantie étaient scannés et remplis en moins de 60 secondes n'a fonctionné que parce que le système dorsal était tout aussi fluide.

Le QRCodeChimp Le tableau de bord comprend également une option « Afficher le résumé » qui présente le nombre total de réponses, les approbations en attente et l’attribution de la source par URL courte du code QR, ce qui permet de prioriser beaucoup plus rapidement un grand nombre de réponses de formulaires par code QR.

A lire également: Ajouter QRCodeChimp Leads vers Salesforce via Zapier Webhook

Transformer les données agrégées en intelligence opérationnelle

Les réponses individuelles sont exploitables. Mais c'est dans les données agrégées des formulaires QR code que se trouvent les informations stratégiques.

Analysez l'évolution de vos réponses au fil du temps. Si vous diffusez un formulaire de satisfaction dans plusieurs points de vente, le volume de réponses par point de vente vous indique où les clients interagissent réellement, et pas seulement où la fréquentation est la plus élevée. Si un champ reste systématiquement vide, cela signifie que la question est imprécise, non pertinente ou mal placée dans le formulaire.

Voici quelques analyses à forte valeur ajoutée à effectuer sur les réponses aux codes QR de votre formulaire :

Taux de réponse par poste : Si vous avez placé des codes QR sur vos emballages, vos présentoirs en magasin et les signatures de vos e-mails, comparez les surfaces qui génèrent le plus de formulaires remplis, et pas seulement de scans. Un taux de scan élevé associé à un faible taux de remplissage signifie souvent que le formulaire est trop long ou demande des informations trop tôt.

Analyse des sentiments dans les champs ouverts : Même une simple analyse textuelle des champs de commentaires ouverts peut faire ressortir des thèmes récurrents. Une plainte concernant un produit qui apparaît 40 fois en un mois est plus exploitable qu'une plainte isolée.

Tendances géographiques et temporelles : QRCodeChimp analytique La prise en charge de l'affichage des fuseaux horaires et des filtres de date est disponible pour tous les forfaits. Ces fonctionnalités facilitent la corrélation des pics de réponse avec des événements concrets tels que le lancement d'une campagne, une promotion en magasin ou la sortie d'un produit.

Selon McKinsey, les organisations qui exploitent efficacement les données et les analyses clients constatent des améliorations du retour sur investissement marketing pouvant atteindre 30 %. 

Les données affichées dans votre tableau de bord des réponses aux formulaires sont des données de première partie – le type le plus fiable, collectées avec un consentement direct, à un moment où l'intention est forte.

Articles connexes: Guide des codes QR de formulaires : simplifiez la collecte de données internes

Bouclez la boucle avec les répondants

C'est là que la plupart des entreprises font une erreur, et c'est aussi là que se trouve le plus gros avantage en matière de fidélisation.

Lorsqu'une personne remplit un formulaire via un code QR, qu'il s'agisse d'une garantie produit, d'une inscription à un événement ou d'une enquête de satisfaction client, elle effectue une action. Le fait de prendre en compte cette action transforme un répondant occasionnel en client fidèle.

Voici à quoi peut ressembler concrètement la fermeture de la boucle :

Pour l'enregistrement de la garantie : Envoyez une confirmation avec les détails de la garantie, les coordonnées du service d'assistance et un conseil produit pertinent. Cela transforme une interaction administrative en un point de contact personnalisé avec votre marque.

Pour soumettre vos commentaires : Un simple message de type « Nous avons bien reçu votre commentaire », surtout s'il précise la catégorie de commentaires, montre que le formulaire a été utile. Si les commentaires sont négatifs, un suivi personnalisé peut permettre de renouer le contact.

Pour les inscriptions aux événements : Après l'événement, utilisez les données recueillies pour personnaliser le suivi. Si le formulaire a permis de recueillir des centres d'intérêt ou des préférences concernant la session, les communications ultérieures pourront en tenir compte.

QRCodeChimp's Prise en charge SMTP personnalisée Cela signifie que ces e-mails de suivi peuvent être envoyés depuis votre propre domaine et serveur de messagerie, préservant ainsi la cohérence de la marque et améliorant les taux de délivrabilité.

Exporter, enrichir et intégrer

Les données des codes QR des formulaires sont plus pertinentes lorsqu'elles ne sont pas isolées. Exporter vos données propriétaires et les enrichir avec vos fichiers clients existants vous offre une vision bien plus complète.

Si votre formulaire demande un numéro de téléphone ou une adresse électronique en plus d'un numéro de série de produit, cette réponse peut être comparée aux enregistrements d'achat pour établir un profil de propriétaire complet. 

Du coup, vous ne gérez plus seulement une base de données de garanties. Vous mettez en œuvre une stratégie de communication post-achat segmentée.

Voici quelques mesures d'intégration pratiques :

1. Diffuser sur votre plateforme de marketing par e-mail déclencher des séquences de fidélisation en fonction des informations révélées par la réponse au formulaire concernant le stade ou les besoins du client.
2. Intégrez-les à votre pile analytique. relier les données d'enregistrement des produits aux volumes de tickets d'assistance – un signal pour les équipes qualité des produits.
3. Itinéraire vers vos équipes sur le terrain ou de service lorsqu'une réponse à un formulaire déclenche un besoin sur site, comme une demande d'installation ou un rendez-vous de service.

L'essentiel est d'établir ces liens avant même de recevoir les réponses, et non après. Configurez le flux de travail une seule fois, et toutes les réponses suivantes y transiteront automatiquement.

Vérifiez et mettez à jour régulièrement vos formulaires.

Un avantage souvent négligé des codes QR dynamiques est la possibilité de mettre à jour le contenu d'un formulaire sans réimprimer le code QR physique. En d'autres termes, la qualité des réponses à vos codes QR dépend de la qualité des questions posées. 

Et ces questions devraient évoluer.

Planifiez un examen trimestriel de vos formulaires actifs. Identifiez les questions qui génèrent des données utiles et celles qui sont ignorées. Supprimez les points de friction inutiles. Ajoutez les champs manquants mis en évidence par les réponses. Si votre équipe opérationnelle demande régulièrement la même information, mais que le formulaire ne la recueille pas, ajoutez-la.

À l'échelle mondiale, environ 89 % Les entreprises qui offrent une expérience après-vente de qualité fidélisent leurs clients. Le formulaire lui-même est souvent le premier point de contact après l'achat. Le rendre clair, pertinent et facile à remplir n'est pas un choix de design, mais une question de fidélisation.

Là où commence le vrai travail 

Collecter les réponses aux formulaires via les codes QR est la partie facile. Le vrai travail (et la vraie valeur ajoutée) réside dans ce que vous ferez ensuite. 

Transmettez rapidement les réponses aux personnes concernées. Regroupez les données pour identifier des tendances invisibles dans les réponses individuelles. Assurez un suivi personnalisé et non automatisé auprès des répondants. Enfin, améliorez continuellement le formulaire en fonction des retours obtenus.

Les entreprises qui tirent le meilleur parti des données de leurs formulaires QR code n'ont rien de compliqué. Elles ont simplement compris qu'une réponse ne marque pas la fin de l'interaction, mais son début.

Foire aux questions